Medhjælper – Medhjælpere er medlemmer af foreningen Skanderborg Festivalklub.  Som aktiv medhjælper på Smukfest skal man investere minimum 24 timer som medhjælper under festivalen, minimum 42 timer før eller 36 timer efter festivalen.

Medhjælperbarn – På Smukfest er man barn til med og 14 år. Børn til medhjælpere får armbånd på sammen med deres forældre. Medhjælperbørn har adgang til de samme områder som andre medhjælpere, hvis de følges med voksne.

Mentor – Erfaren formand, der fungerer som støtteperson og inspiration for en ny formand eller stedfortræder.

Ungdomsmedhjælper – Ungdomsmedhjælpere er unge i alderen 15-17 år (begge inkl.) Man kan kun blive ungdomsmedhjælper på Smukfest, hvis man har en mor eller far (bonus gælder også), som er medhjælper på Smukfest.
Læs mere her.

Koordinator – Koordinatorerne er fuldtidsansatte hos Smukfest hele året rundt og har deres daglige gang på festivalkontoret. Koordinatorerne varetager hver deres område og er go-to personer for de frivillige ledere.

Formand – Formændene er festivalens nøglepersoner og fungerer som bindeled mellem koordinator og medhjælpere. De er frivillige medhjælpere, men de lægger et sted mellem 80-100 timer om året. Nogle lægger endda op til 500 timer frivilligt. 

Stedfortræder – Alle formænd har udpeget en stedfortræder, der fungerer som formandens højre hånd og sparringspartner i ledelsesopgaven. Skulle der opstå pludselig sygdom eller andet frafald på formandsposten, er det også stedfortræderen, der træder til og bliver automatisk ophøjet til konstitueret formand. Det er for at sikre, at der altid er en til rådighed for både ledelsen og medhjælperne.

Subformand – Nogle hold har også en eller flere subformænd. Subformandens rolle og opgaver kan svinge meget fra hold til hold, da det er op til den enkelte formand at udnævne en subformand.