Den frivillige ledelsesopgave
FOTO: ORM BOSSEMEIER / SMUKFEST 2019
Som frivillig leder står du i spidsen for et hold af uundværlige medhjælpere.
Det er en helt afgørende rolle for, at det store festivalpuslespil i sidste ende kan gå op, og det er en stor ansvarsopgave, som rækker udover festivalen i august. Der vil være ledelsesopgaver, der skal løses i løbet af året, foruden en række arrangementer, som vi både har forventninger og forhåbninger om, at du deltager i.
En af dine vigtigste opgaver som frivillig leder er, at du er med til at skabe god stemning, engagement og fællesskab på dit hold. Derudover er det selvfølgelig også̊ vigtigt, at du sammen med dit hold når i mål med de arbejdsopgaver, som du har aftalt med din koordinator.
Dig og din koordinator
Din koordinator er din go-to person og nærmeste leder. I skal sammen finde den gode rytme i, hvordan I strukturerer jeres samarbejde bedst muligt. Hver festivalsæson vil din koordinator tage initiativ til at mødes og forventningsafstemme for det kommende år og de opgaver, som du bliver ansvarlig for. Som leder må du altid stille både spørgsmål og krav til din koordinator, så̊ længe du accepterer, at det er din koordinator, der har det overordnede ansvar for opgaven og overblikket over, om alt går op i en højere enhed.
Det er faktisk en stor opgave at være frivillig leder i Skanderborg Festivalklub, og det er derfor vigtigt for foreningen, at du ved, hvad der forventes af dig som leder. Vi forventer:
- At du er orienteret om de gængse retningslinjer, vilkår, betingelser og tiltag, og at du informerer dine medhjælpere om det, som er relevant for dem.
- At du klæder dit hold godt på til opgaven og afholder opstartsmøde samt evalueringsmøde med dit hold. Du kan booke FØLA´s lokaler hertil.
- At du læser nyhedsbrevene WaltherNyt, FormandsNyt og de mødereferater, du får tilsendt i løbet af året. Det er her, du modtager vigtig information, som du skal forholde dig til.
- At du overholder deadlines! Meget vigtigt, da det ellers kan sænke dine kollegaers arbejde. Det gælder både deadlines med din koordinator, bestilling på Smukcrew.dk og aftaler med andre hold og områder.
- At du udpeger en stedfortræder, som ved sygdom eller andet frafald, kan træde til som formand i dit sted. Og derudover fungere som sparring for dig i ledelsen af jeres hold. Det er bedre at være en holdledelse end en holdleder!
- At du deltager i det årlige Storformandsmøde i maj (efterfulgt af medhjælperfest), som er en form for kick-off.
- At du deltager i det årlige Efterårsseminar i november, hvor vi sammen kan udvikle på frivilligheden og foreningen.
- At du deltager i andre arrangementer og møder i dit koordinationsområde. Er du forhindret i at deltage, har du jo heldigvis udpeget en stedfortræder, som du kan sende i stedet. Det gælder i øvrigt også̊ ved førnævnte arrangementer.
- At du tilrettelægger opgaven og arbejdet på dit hold – enten i vagtplan eller som akkord.
- At du administrerer dit hold i Memba. Du skal blandt andet sørge for, at alle på holdet får betalt kontingent og får tildelt armbånd og enheder.
Lysten til ikke at kunne lade være er nok nærmest det, som har løftet festivalen op til det, den er i dag. Og den lyst håber vi, at du også̊ kommer til at mærke som frivillig leder. Udover at vi har en længere række af forventninger, har vi også en række forhåbninger til, at du også̊ vil deltage i vores frivillige arrangementer i løbet af året:
- Generalforsamling – foreningens årlige festdag, hvor der er bestyrelsesvalg, gennemgang af årets regnskab, årsberetning fra formanden og mere endnu. Finder typisk sted tredje mandag i januar.
- Medhjælperfest – vi går all in på tema, billig bar, hyrer nogle af landets bedste musikere og fylder salen med omkring 4000 medhjælpere. Finder typisk sted i maj, samme dag som Stormødet.
- Formandstur – en inspirations- og ryste-sammen udflugt som hvert år går til nye, spændende steder. Finder sted i løbet af sommeren.
- Velkommen i skoven reception – vores lille kig-hinanden-i-øjnene arrangement for frivillige ledere før det hele går løs. Finder typisk sted søndag i uge 31.
- Tak for i år – vores lille giv-hinanden-et-skulderklap ovenpå̊ en (forhåbentligt) vellykket festival. Finder typisk sted i slutningen af august.
- Lederudviklingsforløb – et undervisningstilbud om at udvikle lederkompetencer. Findes både i en kort og lang model.
- Derudover håber vi, at du som frivillig leder spiller med på de nye tiltag, der kommer i foreningen. Smukfest er en festivalforening i konstant forandring. Sådan har det været fra start. Festivalen søger at være nytænkende og altid levere den bedste festivaloplevelse for publikum. Som frivillig leder er det derfor vigtigt at være indstillet på både at kunne navigere i forandringer og nye tiltag, og samtidig kunne drive forandringsledelse overfor vores frivillige.
