Som formand skal du sørge for at nå deadlines i forhold til diverse bestillinger, samt ajourføring af dit hold på Memba.
Medhjælperlisten og vagtplan skal være ajourført primo juli til årets festival. Vagtplanen uploades på jeres holdside på Memba.
Du kan enten selv logge dig på Memba og rette i dit hold, eller du kan som formand uddelegere denne opgave til din stedfortræder eller en anden på holdet.
Bestillinger sker ligeledes via memba og du får hvert år tilsendt mail med information om årets deadlines.
Du kan til enhver tid melde dig til introduktionsmøder om brug af memba, ligesom du også er velkommen på festivalkontoret med henblik på at få foretaget de nødvendige rettelser på holdet.

Som formand skal du sørge for at klæde dit hold godt på til opgaven, og det er derfor en god ide at afholde et eller flere opstartsmøder med dit hold. Foruden at holde møde med dit eget hold er det også klogt at afholde møder med hold eller samarbejdspartnere, som dit hold har snitflader med i jeres opgave. Jo før disse indledende møder afholdes,  jo mere konkret vil opgaven blive, og jo bedre kan du komme i gang med planlægningen.

Derudover er det vigtigt, at du deltager i de møder din koordinator indkalder dig til, hvor din og dit holds opgave aftales.

Efter festivalen anbefaler vi, at du holder et evalueringsmøde med dit hold og din koordinator. Der er altid meget læring at hente fra afviklingen, så evaluering er vigtigt for vores fælles optimering.

Har du brug for et mødelokale til ovenstående, kan du låne festivalkontorets.  

Er dit holds opgave at bygge et område op, er det vigtigt at få aftalt de opgaver, der er i forbindelse med  etableringen, afviklingen og nedtagningen af området med relevante koordinatorer. Selve størrelsen af dit område bestemmer festivalens pladsansvarlige, herunder størrelsen af eksempelvis telte og containere samt placeringen af dette. Festivalen er underlagt en masse regler, så der er desværre ikke frie hænder til at gøre, hvad som helst.

Det kan måske virke som en uoverskuelig opgave at skulle bygge en skov om til en festivalplads – og tilbage igen. Men bare rolig, der står et stort netværk af erfarne festivalfolk klar til at hjælpe dig.

Formanden er ansvarlig for at det fastsatte maximale antal medhjælpere på holdet overholdes, og at holdet netop har det antal medhjælpere som er nødvendigt – ikke for få og ikke for mange – for at kunne løse opgaven.

Mangler du medhjælpere til dit hold, kan du oprette dit ledige medhjælperjob på smukcrew.dk, som er Smukfests officielle rekrutteringsside.

Som formand skal du være med til at sikre, at dine medhjælpere har læst og forstået ”Vilkår og betingelser”, som alle accepterer ved indmeldelse i Skanderborg Festivalklub. Den kan altid findes på Memba under Info – Smukcrew – Vilkår og betingelser. 

I 2022 vil der som noget nyt også være et modul til alle medhjælpere i E-læringsmodulet, som netop omhandler de vilkår og betingelser, som man har klikket OK til i Memba.

Du skal som formand sørge for, at dine medhjælpere betaler deres årlige kontingent på 150 kr. til foreningen. Er der ikke betalt kontingent, er man ikke aktivt medlem af foreningen og kan derfor ikke være medhjælper på Smukfest – så simpelt er det.

… Og så gør det heller ikke noget, at man som formand går forrest som det gode eksempel og betaler i god tid. I starten af oktober starter den nye sæson i Memba, og så er det tid at betale igen.

Du skal som formand sørge for, at dine medhjælpere betaler deres årlige kontingent på 150 kr. til foreningen. Er der ikke betalt kontingent, er man ikke aktivt medlem af foreningen og kan derfor ikke være medhjælper på Smukfest – så simpelt er det.

… Og så gør det heller ikke noget, at man som formand går forrest som det gode eksempel og betaler i god tid. I starten af oktober starter den nye sæson i Memba, og så er det tid at betale igen.

Det er vigtigt, at du som formand går i spidsen i forhold til at efterleve festivalens retningslinjer for sikkerhed og arbejdsmiljø, så vi sammen sikrer et trygt og sikkert arbejdsmiljø for vores medhjælpere. Find afsnittet om arbejdsmiljø her i håndbogen.